KOZMETİK VE TEMİZLİK ÜRÜNLERİ SANAYİCİLERİ DERNEĞİ
ÇALIŞMA VE UYGULAMA YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
GENEL HÜKÜMLER
Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Kozmetik ve Temizlik Ürünleri Sanayicileri Derneği Tüzük amaçları doğrultusunda yürüteceği faaliyetlerine ilişkin çalışma ve uygulama esaslarını belirlemektir.
Madde 2- Bu Yönerge hükümleri, Kozmetik ve Temizlik Ürünleri Sanayicileri Derneği faaliyetlerinde gönüllü ve/veya ücret mukabili, profesyonel olarak görev alan gerçek ve tüzel kişilikleri kapsar.
Madde 3- Bu Yönerge Kozmetik ve Temizlik Ürünleri Sanayicileri Derneği Tüzüğünün 10. Maddesi 5. Fıkrası 3. bendine göre hazırlanmıştır.
DERNEK ORGANLARI
1-GENEL KURULU
Madde 4- Genel Kurul, Dernek Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan döneme ait çalışma raporu, gelir gider kesin hesapları ile gelecek yılların bütçe tasarısı ve faaliyet programını inceleyip, karara bağlayan organdır.
Genel Kurul Tüzüğün 9. Maddesinde belirtilen görev ve yetkilere haizdir.
2-DERNEK YÖNETİM KURULU:
Madde 5- Dernek Yönetim Kurulu, 11 asil 5 yedek olmak üzere 16 kişiden oluşur.
5.1- Dernek Yönetim Kurulu Başkanın davet çıkardığı dönemlerde, Dernek Başkanı ya da Başkan Vekilinin başkanlığında toplanır.
5.2- Toplantılarda oturum çoğunlukla açılır ve kararlar mevcut üye çokluğu ile verilir. Oyların eşitliği halinde başkanın bulunduğu taraf tercih edilir.
5.3- Dernek Yönetim Kurulu kararları, tarih ve numara sırasıyla karar defterine yazılarak altları toplantıda bulunan kurul üyeleri tarafından imzalanır.
Yönetim Kurulu Tüzüğün 10. Maddesinde belirtilen görev ve yetkilere haizdir.
5.4- Başkanlık Divanı
Başkanlık Divan, Genel Kurul tarafından seçilen Yönetim Kurulu üyeleri arasında yapılan görev dağılımı sonrası; Başkan, Başkan Yardımcıları, Sayman ve Genel Sekreter’ den oluşur, Genel Koordinatör de toplantılara katılır. Başkanlık Divanı Yönetim Kurulu’na tavsiyelerde bulunur.
DERNEK YÖNETİM KURULU ÜYELERİNİN GÖREV VE YETKİLERİ:
Madde 6- Yönetim Kurulu Başkanı
6.1- Dernek Yönetim Kurulu’na başkanlık etmek, alınan kararların yerine getirilmesini sağlamak,
6.2- Kamu ve özel kurum ve kuruluşlar nezdinde Derneği temsil etmek,
6.3-Yönetim Kurulu tarafından onaylanan yıllık bütçe ve faaliyet programının uygulanmasını gerçekleştirmek,
6.4- Derneğin birinci derece ita amirliğini yapmak,
6.5-Gerekli gördüğü zaman Dernek Yönetim kurulunu olağanüstü toplantıya çağırmak,
6.6-Derneğin mal varlığının korunup değerlendirilmesi, gelir kaynaklarının artırılması, teşkilatın geliştirilmesi ve faaliyetlerin tüzükte ortaya konan amaç ve genel politikalar yönünde, ilgili mevzuat ve kararlara uygun olarak yürütülmesi için gerekli önlemleri almak.
Madde 7- Başkan Yardımcıları
7.1- Dernek başkanının yokluğunda kendisine vekalet etmek,
7.2- Dernek Başkanına yardımcı olmak, görevlerini kolaylaştırmak,
7.3-Başkan ve Yönetim Kurulu’nun görevlendirdiği konularda ve makamlarda temsiliyet,
7.4- Acil durumlarda ve Dernek Başkanının bilgisi dahilinde toplantı yapma yetkisini kullanmak.
Madde 8- İhtisas Yürütme Kurulları Başkanları
8.1- Eğer İhtisas Yürütme Kurulu Başkanı aynı zamanda Başkan yardımcısı ise, Dernek başkanının yokluğunda kendisine vekalet etmek,
8.2- Dernek Başkanına yardımcı olmak, görevlerini kolaylaştırmak,
8.3- Başkan ve Yönetim Kurulu’nun görevlendirdiği konularda ve makamlarda temsiliyet,
8.4- KTSD’nin stratejik ve dönemsel hedefleri doğrultusunda eylem planı hazırlamak, Yönetim Kurulu’nu bilgilendirmek ve Başkan’nın onayı ile hayata geçirmek,
8.5- Uygun gördüğü durumlarda uzman alt komiteler kurmak,
8.6- Yurtiçi ve yurt dışı Paydaş Dernekler ile ilişkilerde temsiliyet sağlamak, ortak çalışmalarda teknik ve stratejik olarak görev almak,
8.7- İletişim konularında içerik, soru / cevap hazırlayarak vb aktivitelere destek olmak,
8.8 Acil durumlarda ve Dernek Başkanının bilgisi dâhilinde toplantı yapma yetkisini kullanmak,
8.9- Dernek başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
Madde 9- Genel Sekreter
9.1- Dernek Başkanı ve diğer dernek organları ile koordineli çalışmak,
9.2- Kısa, orta ve uzun vadeli çalışma hedefleri ve planları ile yıllık çalışma programı ve faaliyet önerilerini Başkan Yardımcıları ve/veya İhtisas Yürütme Kurulu Başkanları ve diğer ihtisas komiteleri ile koordineli şekilde hazırlamak, dernek idari bütçesi hariç, ilgili bütçe önerilerini hazırlamak ve Yönetim Kuruluna sunmak,
9.3- Yurt içindeki ve yurt dışındaki paydaş dernekler ile KTSD ilişkilerinin geliştirilmesi için çalışmak,
9.4- Dernek adına bilinirlik artırıcı faaliyetler geliştirilmesinde etkin rol oynamak,
9.5- Yönetim kurulu kararlarının takibi, koordinasyonu ve hayata geçirilmesine yardımcı olmak,
9.6- Medya ile ilişkileri yürütmek için iletişim malzemelerinin hazırlanmasını koordine etmek,
9.7- Başkan/Yönetim Kurulu tarafından yapılacak görevlendirmeler sonucu ihtisas kurullarında yer almak ve/veya faaliyetlerinin hayata geçirilmesinde koordinasyonu sağlamak,
9.8- Dernek Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
Madde:10 Sayman
10.1- Derneğin gelir ve gider hesaplarını bu Yönerge ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre tutmak,
10.2- Her yıl Haziran ve Aralık ayları sonunda Yönetim ve Denetim Kurullarına sunulacak hesap özeti cetvellerini hazırlamak,
10.3- İlgili döneme ait Taslak Dernek Gelir – Gider Bütçesinin dernek organları tarafından zamanında hazırlanarak Yönetim Kurulu onayına sunulmasını sağlamak, onaylandıktan sonra takibini yapmak, harcamaları onaylamak,
10.4- Parasal ve diğer mali konularla ilgili her çeşit belgeyi Dernek Başkanı veya Başkan Vekiliyle birlikte imzalamak,
10.5- Yönetim Kurulu Toplantılarında üyelere Derneğin mali durumu konusunda bilgi aktarmak,
10.6- Dernek için yapılacak iç ve dış denetimlerin yasal mevzuat ve prosedürlere uygun olarak gerçekleşmesinin sağlandığını kontrol etmek ve gerektiğinde Yönetim Kuruluna bilgi aktarmak,
10.7- Dernek Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
DERNEK DENETİM KURULU:
Madde:11 Denetim Kurulu, üç asil ve üç yedek üye olarak Genel Kurul tarafından seçilir.
Derneğin faaliyetlerinin tüzüğe uygun olarak yürütülmesi, hesap ve kayıtların tüzük ve mevzuata uygunluğunun sağlanması amacıyla denetimler yaparak sonuçları Yönetim Kurulu ve Genel Kurula sunmak Dernek Denetleme Kurulu görevidir.
Madde 12- Dernekle ilgili olarak (Genel Kurul hariç olmak üzere) her türlü toplantılarda oturum çoğunlukla açılır ve kararlar mevcut üye çokluğu ile verilir.
Oyların eşitliği halinde başkanın bulunduğu taraf tercih edilir.
DERNEK PERSONELİ
Madde 13- Bütçe ve kadroya uygun olarak Dernek Yönetim Kurulu Başkanının teklifi ve Dernek Yönetim Kurulunun onayından sonra Derneğe personel ataması yapılır. Çalıştırılan personelin ücret ve ücret kabilinden tüm ödenekleri Dernek bütçesinden ödenir.
Ücretli personel hakkında disiplin konuları ile ilgili kararlar almaya ve uygulamaya Dernek Yönetim Kurulu yetkilidir.
Derneğin daimi personeli; Dernek Genel Koordinatörü ile Teknik Uzmanlar ve Destek Personeli kadrolarından oluşmaktadır. Dernek ihtiyaçları ve bütçe imkânları doğrultusunda, Yönetim Kurulu Kararları ile Personel sayısı, pozisyon ve unvanlar değiştirilebilir.
DERNEK GENEL KOORDİNATÖRÜ
Madde 14- Dernek Genel Koordinatörü, derneğe üye kuruluşlar arasında, dernek tüzüğünde belirlenen amaçlar doğrultusunda işbirliği sağlayabilecek, araştırma ve yöneticilik deneyimi olan, lisans eğitimi yapmış kişiler arasından Dernek Yönetim Kurulu Başkanının önerisi ve Yönetim Kurulunun onayı ile atanır.
Dernek Genel Koordinatörünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları Şunlardır: 1-Derneğin yıllık program ve bütçesi çerçevesinde Yönetim Kurulunca belirlenecek sınırlar içinde ita amirliği yapmak, 2-Yönetim Kurulu veya Dernek Başkanı tarafından temsille yetkili kılındığı toplantı ve benzeri katılımlar hakkında Yönetim Kuruluna rapor sunmak, 3-Yönetim kuruluna çalışmalar hakkında düzenli aralıklarla bilgi vermek, 4-Yönetim Kurulu tarafından alınan kararların zamanında uygulanmasını Genel Sekreterle koordineli olarak sağlamak, 5-Derneğin idari bütçe taslağını ve yıllık personel ihtiyacını belirleyerek Dernek Yönetim Kuruluna sunmak, 6-Kaynakların verimli kullanılmasını, takım çalışmasını ve etkin iletişimi sağlamak, 7-Derneğe ait Arşiv ve bilgi güvenliğinin sürekliliğini sağlamak, 8-Dernek üye defterinin güncel bilgileri içerecek şekilde hazır tutulmasını sağlamak, 9-Yönetim Kurulu tarafından verilen yetkiler çerçevesinde Dernek ile ilgili tüm teknik, idari ve mali işleri planlamak, düzenlemek, yürütmek, bu maksatla her türlü tedbiri almak, 10- Dernek Yönetim Kurulunun verdiği yetki sınırları içinde dernek personelinin ücret ve diğer özlük işlerini yürütmek, 11- Dernek Yönetim Kurulu tarafından belirlenen diğer işlerin yürütülmesini sağlamak, 12- Dernek başkanı, başkan yardımcıları, genel sekreter ve sayman tarafından verilecek faaliyet alanına ilişkin görevleri yerine getirmek, 13- Dernek başkanı tarafından görevlendirildiği ortamlarda Derneği temsil etmek.
TEKNİK UZMAN ve UZMAN YARDIMCILARI
Madde 15- Dernek faaliyetlerinde bizzat görev alacak olan personeldir. Teknik Uzman ve Uzman Yardımcıları, Dernek faaliyetlerine ilişkin olarak Genel Koordinatör ve Yönetim Kurulunca kendilerine alanlarına ilişkin olarak verilecek her türlü teknik ve idari işlerin planlanmasından ve yürütülmesinden sorumludurlar.
1-KTSD’nin faaliyet alanlarındaki ilgili mevzuatı takip etmek, üyeleri ve ilgili ihtisas gruplarını bilgilendirmek, görüş oluşturma konusunda sekreterya desteği vermek, 2-KTSD’nin dahil olduğu yerli , yabancı, AB veya dış kaynaklı projelerin aylık ve dönemsel faaliyet ve finansal raporlarının hazırlanması, bu projelerle ilgili eğitim, seminer ve tanıtım organizasyonu, proje toplantılarına iştirak, 3-Yönetim Kurulu, üye bilgilendirme vb. toplantı hazırlıklarında Genel Koordinatör, Genel Sekreter ve İhtisas Yürütme Kurulu Başkanlarına yardım etmek, 4-Sektörel eğitimler, kongre vb. toplantıların organizasyonu, duyuru metinlerinin hazırlanması, duyurunun sağlanması, 5-Dernek İhtisas Yürütme kurulu toplantılarına iştirak etmek ve sekretarya desteği vermek ve görevlendirildiğinde, yurtiçi ve yurtdışı bakanlık, sivil toplum kuruluşları ve sektörel toplantılara iştirak etmek ve rapor yazmak, 6-Yurtiçi / yurtdışı derneklerle derneklerle sorumluluk alanına giren konularda yazışmalar, anketler ve talep edilen bilgilerin hazırlanması, bu derneklerin web sitelerinin takibi, önemli teknik konuların sektöre duyurulmasını sağlamak, 7-Teknik konularda hazırlanacak iletişim malzemelerinde kullanılacak teknik bilgilerin yorumlanması ve derlenmesine yardımcı olmak, 8-KTSD web sitesinin güncel bilgi ve formatta olmasını koordine etmek, 9-Genel Koordinatör tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
DERNEK DESTEK PERSONELİ
Madde 16- Dernek Faaliyet merkezi ve/veya faaliyet alanlarında her türlü destek işlerinden sorumlu personeldir.
Destek Personelin Temel Görevleri
1-Günlük yapılması gereken işlerle ilgili evrakların teslim alınması, imza sirküleri ile yetkilendirilmiş Yönetim Kurulu Üyesi ve genel Koordinatörün imzaları alındıktan sonra doğru ve hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlamak, 2-Gönderilecek olan tüm kargo, posta vb. evrakların hazırlanması ve gönderilmesinin sağlanması, 3-Günlük harcamaların fiş ve faturalarını kasa defterine işlemek, tüm yapılan işlemlerin dosyalarını düzenlemek, 4-Dernekle ilgili kamu ve özel kurum ve kuruluşlarla ilgili adres, telefon, faks ve e-posta listesinin hazırlanması ve güncellenmesi 5-Ofis içinde her türlü temizlik ve ikram işlerini yerine getirmek, 6-Ofis makinalarının ve yangın söndürme cihazlarının bakımı ve tamiratı için gerekli işlem ve kontrollerin yapılmasını sağlamak, 7-Derneğin faaliyet merkezi ve eklentilerinde bulunan eşya ve malzemeleri tehlikeli durumlara karşı korumak, mesai bitiminde görevli olduğu bölümleri kontrol etmek, güvenliği sağlamak, rastlayacağı olağanüstü durumları engellemeye çalışmak ve ilgililere durumu bildirmek, 8-Dernek Genel Koordinatörü ve Teknik Uzmanlar tarafından verilecek görev tanımına uygun diğer işleri yapmak.